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총무 업무는 그 영역이 명료하지 않은 경우가 많다. ‘회사에서 겉으로 드러내지 않고 열심히 일하는 부서’, ‘모든 고충을 처리하는 곳’, 또는 ‘기타 잡무에 속하는 모든 일을 하는 부서’라는 인식이 강하다.
총무업무가 경영에서 어떠한 역할을 하는지 명확하게 정의하기 어려운 이유는 업무의 범위가 매우 넓은데다가 다음과 같은 여러 가지 이유로 상황에 따라 업무가 달라지기 때문이다.
* 회사의 성장규모에 따라 필요한 업무가 달라진다.
* 회사가 처한 경제적 환경에 따라 필요한 업무가 달라진다.
* 시대에 따라 사업상 필요한 업무가 달라진다.
★ 총무의 역할은 ‘관리와 조정’
총무부는 회사 내에서 핵심부서로 꼽힌다. 중요하지 않은 부서가 없겠지만 총무는 회사 전체의 살림살이를 맡고 있는 까닭에 그 기능을 결코 과소평가할 수 없다. 총무부에서 일을 제대로 처리하지 못하면 회사 전체가 비틀거릴 수 있다.
총무 업무의 본질은 경영자와 다른 부서에 대한 서비스 제공이며, 총무의 역할은 ‘관리와 조정’이다. 여기서 관리란 ‘경영자원인 사람, 물건, 돈, 정보 등을 가장 효과적으로 활용하여 기업의 목적을 달성하는 것’을 뜻한다.
다양한 총무의 업무를 기능별로 크게 나누면 다음과 같이 다섯가지 범위가 된다.
(1) 경영자의 업무 보좌 기능
경영자의 업무 보좌는 총무의 가장 기본이 되는 기능이다. 경영자가 업무를 수행할 때 이를 보좌하는 것이지만 실제로는 원래 경영자가 해야 할 업무까지 대행하는 경우도 있다. 이른바 ‘경영자의 오른팔’로서 항상 최고 경영자와 가까운 거리에서 업무를 수행하는 경우가 많다. 이 때문에 간혹 자신의 책임을 권한으로 착각하는 경우도 있다. 그러나 총무는 어디까지나 경영진을 보좌하는 위치에 있다는 것을 명심해야 한다.
경영자 보좌 기능에 속하는 업무 중 대표적인 것은 경영방침과 경영계획을 수립하는 것이다. 경영계획을 세우는 데 필요한 기초 데이터를 수집하거나 자사를 둘러싼 경영환경을 분석한다. 이 자료를 근거로 경영자가 경영방침과 경영계획, 또는 경영개선 계획을 최종적으로 결정하는 것이다. 총무는 회사의 경영방침을 직접 결정하는 것이 아니라 경영자가 경영계획을 수립할 수 있도록 전단계에서 준비작업을 충실히 하는 것이 본연의 업무이다.
사내규정을 작성하고 정비하는 것도 중요하다. 아무리 작은 기업이라 하더라도 규칙이 있어야 업무에 혼란이 생기지 않는다. 회사 전체적으로 부문별 규정을 종합하는 역할을 총무가 담당한다.
(2) 부서간 조정 기능
경영자를 중심으로 회사의 각 부서를 연결하는 역할을 한다. 부서간의 수평적인 의사전달, 또는 품의같은 수직적인 정보를 전달한다. 이는 적절한 정보가 적시에 흐르게 조절함으로써 조직을 효율적으로 움직이는 기능이다. 총무는 회사 내에서 정보가 집중되는 곳이다. 이러한 정보가 유기적으로 전달되지 않으면 경영 의사결정이 늦어진다.
사무의 생산성을 높이기 위해 회의를 효율적으로 조직하거나 회의 절차를 표준화하는 것도 총무의 중요한 역할이다. 불필요한 회의는 가급적 없애고 회의 결과를 문서화하기 쉽도록 정해진 양식을 준비해야 한다.
(3) 사내활동 지원 기능
사원들의 사기를 높이기 위해 표창제도를 마련한다거나 처우개선을 위한 다양한 사내활동을 뒷받침함으로써 조직에 활력을 불어넣는다. 결속력을 강화하기 위해 실시하는 각종 의식이나 행사연출을 담당한다. 신입사원 입사식이나 창립기념행사 같은 사내행사부터 신제품 발표회와 같은 대외행사까지 총무가 주관하게 된다.
사원의 복리후생 업무도 여기에 들어간다. 정기적인 건강진단 등 사원들이 회사 업무에 충실할 수 있도록 여러 가지 배려를 해야 한다.
(4) 대외 절충 기능
안내 경비와 같은 일상 업무부터 기업광고, 매스컴 접촉, 사회공헌이라 할 수 있는 지역활동 참가에 이르기까지 폭넓은 활동이 포함된다. 총무는 회사의 얼굴이다. 안내, 홍보, 경비 등 외부인이 처음으로 접촉하는 회사의 창구역할을 수행하기 때문이다. 총무는 회사의 대외적인 이미지에 큰 영향을 미친다.
광고나 선전으로 회사의 메시지를 외부에 전달하고자 할 때는 그 목적을 분명히 하는 것이 중요하다. 최근에는 지역사회와의 커뮤니케이션도 기업경영의 중요한 요소로 등장하고 있다. 환경문제나 청소년 문제 같은 지역 사회의 문제해결에 적극적으로 참여하고 문화에술활동을 지원함으로써 사회에 공헌하는 기업이 되어야 한다.
(5) 자산관리 기능
회사가 소유한 토지, 건물, 기계설비 등 고정자산이 효율적으로 활용되도록 관리한다. 총무는 회사의 자산과 자산 변동사항을 문서로 정확히 정리해서 관리한다. 또 자산이 회사의 이익을 높이는 데 유효하게 활용되고 있는지, 유휴자산은 없는지를 체크한다. 자산관리를 어떻게 하느냐에 따라 총무와 같은 간접수익 부문에서도 높은 수익을 기대할 수 있다. |
